Quem acha que as preocupações dos síndicos e administradoras de condomínio no final do ano

se resumem a decoração de Natal está muito enganado.

São cuidados com a segurança no período de férias, dissídio dos funcionários, 13º salário, gratificações

de natal, impostos, previsão orçamentária para o ano seguinte e muitos outros pontos que chegam ao

mesmo tempo.

 

Para lhe ajudar a organizar a administração do seu condomínio no final do ano, o SíndicoNet preparou

uma matéria especial sobre as obrigações, cuidados e pontos administrativos que não podem ser

esquecidos.

Planejamento

  • Organize-se para o fim do ano! Essa é a dica essencial dos especialistas. Um condomínio preparado para
  • todas as exceções do final do ano não passa por problemas que podem gerar confusão e muita dor de
  • cabeça.
  • Para evitar a inadimplência causada pelas viagens de final de ano, entregue com antecedência a cota
  • condominial de janeiro. Assim, o condomínio não corre o risco de ficar no prejuízo por conta da ausência
  • de seus moradores.
  • Convocar uma assembleia para definir o orçamento do próximo ano é fundamental para que os moradores
  • tenham conhecimento dos planos administrativos do condomínio.
  • O último trimestre do ano é marcado por um aumento médio de 15% nos custos condominiais por conta de
  • gastos da época. O ideal, para não pesar no orçamento dos condôminos, é prever esses gastos no
  • orçamento do ano e dividi-los em 12 meses junto com a cota condominial.

Segurança

  • O final do ano é marcado pelo esvaziamento do condomínio por causa das férias. Condôminos viajam e
  • nem todos se preocupam com medidas de segurança para o período. Cabe à administração do condomínio
  • alertá-los e orientá-los sobre o assunto.
  • Funcionários também devem estar alertas. Os ladrões sabem que esse é um momento propício para ações
  • nos condomínios. Cursos de segurança são sempre bem vindos, mas orientações e lembretes sobre
  • normas e segurança são essenciais.
  •  

Caixinhas de final de ano e abonos

  • Assim como os outros gastos que são típicos do fim de ano, as caixinhas e abonos para funcionários e
  • prestadores de serviços devem estar previstas no orçamento anual do condomínio. Coloque esse item
  • na lista de despesas e dilua-o em 12 vezes.
  • Caso o seu condomínio não tenha feito essa previsão, o ideal é reunir os moradores em assembleia e
  • fixar um valor ou uma margem do que pode ser oferecido. As administradoras indicam que o dinheiro
  • seja repassado ao condomínio que cuidará da distribuição. Dessa maneira, evita-se constrangimentos
  • caso algum morador opte por não participar.
  • Alguns condomínios optam apenas por deixar um livro (“o livro de ouro”) na portaria para registro da
  • caixinha dada por cada morador aos funcionários e/ou prestadores de serviços. Apesar de ser muito
  • comum, tal prática não é recomendada por especialistas por ser algo impositivo e discrimatório.
  • Vale ressaltar que o condomínio não é obrigado a oferecer uma gratificação nem os condôminos a dar a
  • famosa “caixinha”. Portanto, cabe à assembleia ou ao morador decidir se haverá essa despesa e não aos
  • funcionários.

Decoração

  • Segundo especialistas, decoração de Natal boa é decoração reutilizável e adaptável. Procure ajuda entre
  • os moradores do condomínio – você pode encontrar arquitetos com ideias boas e baratas, donos de lojas
  • que podem oferecer bons descontos ou até moradores dispostos a ajudar.
  • Pesquise muito e aprove o orçamento em assembleia. Na hora da compra, priorize o que poderá ser
  • utilizado nos próximos anos.
  • Como a decoração envolve o gosto pessoal de quem a escolheu, sempre existirão desavenças e
  • insatisfeitos, por isso, oficialize sempre as decisões em assembleia, assim, somente poderão contestar
  • os que votarão e participarão dos processos.
  •  

Funcionários

  • Se seus funcionários são próprios, organize junto à sua Administradora um esquema de plantão no Natal
  • e no Ano Novo. Caso não possua administradora, organize o plantão, verifique quais estarão de férias,
  • oficialize a decisão com assinatura de todos e exponha a tabela para funcionários e moradores.
  • Se for utilizar folguistas ou terceiros durante esse período comunique aos moradores e funcionários e
  • somente busque esses profissionais em agências especializadas para garantir a segurança no período.
  • O pagamento do 13º salário dos funcionários, assim como a compra de Cestas de Natal ou de qualquer
  • outro benefício extra, deve estar previsto no orçamento do ano e, de preferência, parcelado em 12 vezes
  • nas cotas pagas durante o ano.
  • Se os seus funcionários são terceirizados, consulte sua tercerizadora sobre questões relacionadas ao
  • 13º, gratificações, cestas natalinas, etc.
  • Cestas de Natal e outros benefícios que possam ser incluídos nas contas do fim de ano devem estar
  • justificados aos moradores no boleto de cobrança da taxa condominial. O ideal é aprovar esse custo em
  • assembleia tendo o síndico ou administradora opções de orçamento.

13º salário

  • Funcionários próprios do condomínio devem receber o 13º salário de acordo com as determinações da CLT.
  • Trabalhadores terceirizados não recebem 13º salário do condomínio onde trabalham, já que as obrigações
  • trabalhistas cabem à empresa que terceiriza essa mão-de-obra. No entanto, é usual que esses funcionários
  • recebam, por exemplo, Cestas de Natal do condomínio.
  • Administradoras e escritórios de contabilidade podem cobrar um “13º salário” em forma de uma duplicação
  • da mensalidade já paga pelo condomínio ou de algum abono no valor mensal. Isso deve ser combinado no
  • momento da contratação dos serviços para que o condomínio não seja pego de surpresa e sem verba.
  • Caso a administradora e/ou o escritório de contabilidade não cobre esse valor a mais no final do ano, o
  • condomínio pode, por vontade dos moradores e da administração, oferecer um abono à empresa
  • prestadora do serviço. Essa gratificação deve ser discutida e aprovada em assembleia.
  • Síndicos podem receber o 13º salário desde que ele conste na Convenção do condomínio, onde está
  • descrita a  forma de pagamento do síndico. Se lá constar que o síndico recebe doze salários por ano,
  • o 13º não é legal. No entanto, se o condomínio desejar gratificar o síndico, é possível somente com
  • aprovação do gasto em assembleia. Caso os condôminos queiram, por outro lado, excluir o benefício do
  • 13º salário do síndico, devem alterar a Convenção e, para isso, convocar uma assembleia com presenças
  • suficientes segundo as normas para essas adaptações.

Fundo de reserva

É comum que os condomínios não incluam na previsão orçamentária – e, consequentemente, não diluam nas

mensalidades do ano – os gastos desse período. Por isso, muitos síndicos ao verem o orçamento apertado,

logo pensam em utilizar o fundo de reserva . Entretanto, este fundo deve ser usado para atender a necessidades orçamentárias,

somente para emergências que envolvam a manutenção e conservação do condomínio, e desde que aprovado

em Assembleia Geral Extraordinária específica.

Além disso, o fundo de reserva é uma despesa extraordinária, de responsabilidade dos proprietários (e não dos

inquilinos).

Portanto, se for usado para cobrir despesas ordinárias imprevistas, deve ser reposto pelos inquilinos e

proprietários residentes. 

Impostos

  • Março é o mês para declarar a DIRF (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte) dos funcionários
  • e de todos os fornecedores que prestaram serviços ao condomínio ao longo do ano e a RAIS 
  • (Relação Anual de Informações Sociais), que realiza o controle dos registros do FGTS de funcionários e
  • da arrecadação e concessão de benefícios previdenciários, além da identificação dos trabalhadores com
  • direito ao PIS.
  • Aproveite o final do ano para reunir os documentos e guias necessários. Começar cedo esse trabalho
  • difícil e minucioso é importante para garantir que nada de errado em cima da hora de entregar suas
  •  
  • declarações.
  • Quando for fechar o ano do condomínio aproveite para iniciar um controle das despesas que se estenderão
  • para o próximo.  

Certificação digital

Desde 2013 só é possível acessar o canal “Conectividade Social é necessário dispor de certificação

digital para o condomínio. A medida vale para qualquer empregador.

A obrigação é válida para todos os condomínios no Brasil , com ou sem funcionários. Quem não se

adequar às normas da Caixa Econômica Federal terá seu envio de dados sobre INSS e FGTS prejudicado.

Dessa forma, haverá problemas de responsabilidade civil para o síndico do condomínio. 

Fonte: sindiconet.com.br