As assembleias condominiais constumam sofrer de um problema crônico de baixo quórum.

Isso porque os moradores dificilmente se sentem estimulados a comparecer a um encontro que pode

ser longo demais, não apresentar conclusões sobre os assuntos discutidos e até terminar em discussão

ou brigas entre os presentes.

Foi pensando nisso que conversamos com especialistas no assunto para nos ajudar a entender o que

pode ser feito pelo síndico para melhorar a eficiência dessas reuniões.

Antes da assembleia do condomínio acontecer

É importante frisar que, para a assembleia transcorrer tranquila e sem muitos sobressaltos, o ideal é

que haja uma preparação adequada para o encontro, tanto por parte do síndico, como por parte dos

moradores.

Daí a importância de se disponibilizar todo o material possível antes da reunião – para que a grande

maioria já chegue informada e embasada para fazer suas perguntas.

“Quando os condôminos recebem materiais com antecedência, chegam mais

preparados para a assembleia. Também sentem que o encontro foi mais

organizado”, pondera Gabriel Karpat, diretor da administradora GK.

No início da assembleia do condomínio

É extremamente importante que, ao começar a reunião, os presentes ali firmem alguns combinados.

Dessa forma, fica decidido o que se pode ou não fazer naquele espaço. Vale lembrar que os

combinados devem ser partilhados por todos os presentes, e não serem impostos por alguém,

seja o síndico ou o presidente da mesa.

Também vale lembrar que o presidente da mesa deve ser alguém que se sinta confortável nesse

papel, e não porque os outros presentes acham que ele deva ser.

Afinal, é o presidente da mesa o responsável por manter a assembleia nos trilhos, e isso não

pode ser um peso para a pessoa, que deve ser objetiva e educada.

Veja abaixo alguns combinados que podem ser propostos:

  1. Celular desligado ou no vibra – para atender fora da sala
  2. Para pedir a palavra, levante a mão
  3. Vamos seguir o que está na pauta
  4. Cada um tem no máximo “x” minutos para falar, por vez
  5. Não interrompemos o outro
  6. Assuntos pessoais ou fora da pauta serão discutidos em outro momento
  7. Colocar um tempo para cada tópico da pauta ser discutido

“A estruturação da reunião é fundamental. Ter a pauta estudada, estipular

horários, regras e organização para a assembleia ajuda a todos entrarem na

mesma sintonia”, explica Adriana Adler, professora do curso da Universidade

Secovi –SP do curso de facilitação de reuniões condominiais.

Se houver um flip chart na sala onde a reunião está acontecendo, pode-se escrever o que foi

acordado, assim fica mais fácil dos presentes se lembrarem dos pontos a serem seguidos.

Mas como seria bom se, uma vez proposto, o combinado fosse seguido, não é mesmo?

Infelizmente, nem sempre isso é possível. Por isso, vale conhecer algumas táticas para conseguir

avançar na pauta da assembleia e colaborar com as expectativas de todos:

Assuntos fora da pauta

Quando alguém levanta uma questão que não está na pauta, ou que seja uma demanda pessoal,

nem todos os presentes têm interesse no assunto.

“Nem por isso aquela pessoa deve se sentir de fora, ou  achar que seu

problema não é importante. O síndico deve dizer qual será  a continuidade

para aquela situação depois da reunião, e realmente se comprometer com

aquilo”, ensina Alina Pachelli de Carvalho, professora do curso da

Universidade Secovi –SP do curso de facilitação de reuniões condominiais.

Como lidar com interrupções

A pessoa que interrompe a todo momento quebra o ritmo da assembleia, além de tirar o direito da

palavra de seus colegas de assembleia.

Nesse caso, o presidente da mesa deve lembrar o que foi acordado e pedir, sempre, que isso não

aconteça.

“Muitas vezes as pessoas não têm paciência de esperar a sua vez, ou acham

que o vizinho está falando algo errado e interrompem mesmo. Mas o ideal é o

presidente intervir sempre, para evitar que a situação se repita”, assinala a

síndica profissional Eliana Albuquerque.

Explanações pouco claras e longas demais

Um bom recurso para os moradores mais repetitivos ou prolixos é a técnica de repetir e resumir o

que aquela pessoa disse. Dessa forma, fica assegurado que todos entenderam o problema.

Também vale ressaltar o tempo que cada um tem disponível para falar, além do período que aquele

assunto tem na reunião, conforme tenha sido acordado no começo da assembleia

Como manter o foco na pauta

Às vezes, um assunto leva a outro, e em cinco minutos, o debate em assembleia se torna algo que

não estava previsto no primeiro momento.

Nesse caso, é importante que o presidente da mesa seja objetivo. Explicar sucintamente que se

deve voltar ao fio da meada e que casos que não são de interesse coletivo serão ouvidos, sim, mas

não a todo momento e nem de qualquer jeito.

Uso de deboche, ironia e sarcasmo

 

Geralmente, o uso desse tipo de recurso pode ser combatido com transparência na gestão. É importante

que osíndico consiga sempre – e não apenas nas assembleias – atender às demandas da massa

condominial.

Quando o síndico consegue entender e colaborar com as dúvidas ou pedidos dos condôminos, via

de regra, esse tipo de expediente perde sua força.

“Já mediei casos de condomínio onde o síndico era acusado de má gestão.

Durante a mediação, na Câmara do SECOVI, o síndico percebeu que os 

condôminos tinham muitas dúvidas sobre como ele atuava.

Ele, por sua vez, tinha pouco tempo disponível para cuidar do prédio e acabou

 não respondendo a  vários emails que recebia. Esta atitude gerou insegurança

 aos moradores do prédio, que lotavam cada vez mais a sua caixa de entrada

de emails.

Na mediação, as dúvidas foram esclarecidas e uma reunião mensal foi

combinada para este fim. Além disso, o síndico percebeu o quanto os

condôminos poderiam ajudá-lo”, explica Claudia F. Grosman, professora do

curso da Universidade Secovi sobre facilitação de reuniões de condomínio.

Brigas e/ou discussões acaloradas durante a assembleia

Para manter o clima de colaboração é importante não deixar que os assuntos se polarizem em dois

extremos. Afinal, a vida não é feita apenas de “preto” e  “branco”. Quando conseguimos escolher

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