As assembleias condominiais constumam sofrer de um problema crônico de baixo quórum.
Isso porque os moradores dificilmente se sentem estimulados a comparecer a um encontro que pode
ser longo demais, não apresentar conclusões sobre os assuntos discutidos e até terminar em discussão
ou brigas entre os presentes.
Foi pensando nisso que conversamos com especialistas no assunto para nos ajudar a entender o que
pode ser feito pelo síndico para melhorar a eficiência dessas reuniões.
Antes da assembleia do condomínio acontecer
É importante frisar que, para a assembleia transcorrer tranquila e sem muitos sobressaltos, o ideal é
que haja uma preparação adequada para o encontro, tanto por parte do síndico, como por parte dos
moradores.
Daí a importância de se disponibilizar todo o material possível antes da reunião – para que a grande
maioria já chegue informada e embasada para fazer suas perguntas.
“Quando os condôminos recebem materiais com antecedência, chegam mais
preparados para a assembleia. Também sentem que o encontro foi mais
organizado”, pondera Gabriel Karpat, diretor da administradora GK.
- Vídeo: Assembleia sem tropeços
- Glossário: Conheça os termos mais usados em assembleias
- Matéria: Como se preparar para uma assembleia
- Tecnologia: Sistema MeuCondomínio permite síndico antecipar assuntos da assembleia
No início da assembleia do condomínio
É extremamente importante que, ao começar a reunião, os presentes ali firmem alguns combinados.
Dessa forma, fica decidido o que se pode ou não fazer naquele espaço. Vale lembrar que os
combinados devem ser partilhados por todos os presentes, e não serem impostos por alguém,
seja o síndico ou o presidente da mesa.
Também vale lembrar que o presidente da mesa deve ser alguém que se sinta confortável nesse
papel, e não porque os outros presentes acham que ele deva ser.
Afinal, é o presidente da mesa o responsável por manter a assembleia nos trilhos, e isso não
pode ser um peso para a pessoa, que deve ser objetiva e educada.
Veja abaixo alguns combinados que podem ser propostos:
- Celular desligado ou no vibra – para atender fora da sala
- Para pedir a palavra, levante a mão
- Vamos seguir o que está na pauta
- Cada um tem no máximo “x” minutos para falar, por vez
- Não interrompemos o outro
- Assuntos pessoais ou fora da pauta serão discutidos em outro momento
- Colocar um tempo para cada tópico da pauta ser discutido
“A estruturação da reunião é fundamental. Ter a pauta estudada, estipular
horários, regras e organização para a assembleia ajuda a todos entrarem na
mesma sintonia”, explica Adriana Adler, professora do curso da Universidade
Secovi –SP do curso de facilitação de reuniões condominiais.
- Veja também: Dicas de etiqueta para a assembleia
Se houver um flip chart na sala onde a reunião está acontecendo, pode-se escrever o que foi
acordado, assim fica mais fácil dos presentes se lembrarem dos pontos a serem seguidos.
Mas como seria bom se, uma vez proposto, o combinado fosse seguido, não é mesmo?
Infelizmente, nem sempre isso é possível. Por isso, vale conhecer algumas táticas para conseguir
avançar na pauta da assembleia e colaborar com as expectativas de todos:
Assuntos fora da pauta
Quando alguém levanta uma questão que não está na pauta, ou que seja uma demanda pessoal,
nem todos os presentes têm interesse no assunto.
“Nem por isso aquela pessoa deve se sentir de fora, ou achar que seu
problema não é importante. O síndico deve dizer qual será a continuidade
para aquela situação depois da reunião, e realmente se comprometer com
aquilo”, ensina Alina Pachelli de Carvalho, professora do curso da
Universidade Secovi –SP do curso de facilitação de reuniões condominiais.
Como lidar com interrupções
A pessoa que interrompe a todo momento quebra o ritmo da assembleia, além de tirar o direito da
palavra de seus colegas de assembleia.
Nesse caso, o presidente da mesa deve lembrar o que foi acordado e pedir, sempre, que isso não
aconteça.
“Muitas vezes as pessoas não têm paciência de esperar a sua vez, ou acham
que o vizinho está falando algo errado e interrompem mesmo. Mas o ideal é o
presidente intervir sempre, para evitar que a situação se repita”, assinala a
síndica profissional Eliana Albuquerque.
Explanações pouco claras e longas demais
Um bom recurso para os moradores mais repetitivos ou prolixos é a técnica de repetir e resumir o
que aquela pessoa disse. Dessa forma, fica assegurado que todos entenderam o problema.
Também vale ressaltar o tempo que cada um tem disponível para falar, além do período que aquele
assunto tem na reunião, conforme tenha sido acordado no começo da assembleia
Como manter o foco na pauta
Às vezes, um assunto leva a outro, e em cinco minutos, o debate em assembleia se torna algo que
não estava previsto no primeiro momento.
Nesse caso, é importante que o presidente da mesa seja objetivo. Explicar sucintamente que se
deve voltar ao fio da meada e que casos que não são de interesse coletivo serão ouvidos, sim, mas
não a todo momento e nem de qualquer jeito.
Uso de deboche, ironia e sarcasmo
Geralmente, o uso desse tipo de recurso pode ser combatido com transparência na gestão. É importante
que osíndico consiga sempre – e não apenas nas assembleias – atender às demandas da massa
condominial.
Quando o síndico consegue entender e colaborar com as dúvidas ou pedidos dos condôminos, via
de regra, esse tipo de expediente perde sua força.
“Já mediei casos de condomínio onde o síndico era acusado de má gestão.
Durante a mediação, na Câmara do SECOVI, o síndico percebeu que os
condôminos tinham muitas dúvidas sobre como ele atuava.
Ele, por sua vez, tinha pouco tempo disponível para cuidar do prédio e acabou
não respondendo a vários emails que recebia. Esta atitude gerou insegurança
aos moradores do prédio, que lotavam cada vez mais a sua caixa de entrada
de emails.
Na mediação, as dúvidas foram esclarecidas e uma reunião mensal foi
combinada para este fim. Além disso, o síndico percebeu o quanto os
condôminos poderiam ajudá-lo”, explica Claudia F. Grosman, professora do
curso da Universidade Secovi sobre facilitação de reuniões de condomínio.
Brigas e/ou discussões acaloradas durante a assembleia
Para manter o clima de colaboração é importante não deixar que os assuntos se polarizem em dois
extremos. Afinal, a vida não é feita apenas de “preto” e “branco”. Quando conseguimos escolher
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